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Pratique exemplaire

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Au cours de la croissance de votre entreprise, vous devrez changer pour vous adapter à de nouvelles situations. Vous pouvez expérimenter différentes façons de travailler pour évaluer laquelle convient le mieux à votre entreprise. Mais cette approche est inefficace et peut vous faire prendre de mauvaises décisions. Une façon bien plus efficace d'effectuer des changements est de regarder comment travaillent les entreprises qui réussissent et d'introduire leurs façons de travailler dans votre entreprise.

Évaluer de quelle façon vos opérations ressemblent aux entreprises les plus efficaces et rentables, puis utiliser leurs éléments les plus fructueux, la « pratique exemplaire » dans votre propre entreprise, peut faire une grande différence.

Ce guide explique ce qu'est la pratique exemplaire et de quelle façon l'identifier et introduire les éléments dans votre entreprise peut apporter des avantages significatifs.

Qu'est-ce que la pratique exemplaire?

La pratique exemplaire signifie de trouver, et d'utiliser, les meilleures façons de travailler afin d'atteindre vos objectifs commerciaux. Cela implique de rester à jour en ce qui concerne les façons dont travaillent les entreprises ayant réussi, dans votre secteur et dans d'autres, et de mesurer vos façons de travailler par rapport à celles utilisées par les chefs de file du marché.

Pratique exemplaire par le biais de l'analyse comparative

Appliquer la pratique exemplaire signifie apprendre à partir de l'expérience des autres et grâce à celle-ci. Il est possible de le faire au moyen de l'analyse comparative, qui vous permet de comparer votre entreprise à d'autres entreprises performantes afin de faire ressortir les domaines dans lesquels votre entreprise pourrait s'améliorer.

Pratique exemplaire par le biais de normes

Les normes sont des spécifications ou des points de référence déterminés, qui sont établis par des organismes indépendants, tels que l'Office des normes générales du Canada (ONGC). L'ONGC élabore des normes techniques et de gestion. Les normes techniques sont des spécifications précises par rapport auxquelles une entreprise peut mesurer la qualité de ses produits, services ou processus. Les normes de gestion sont des modèles visant l'atteinte de pratiques exemplaires au niveau de l'entreprise et en matière organisationnelle.

L'application des normes appropriées à votre entreprise vous permettra d'appliquer des pratiques exemplaires au sein de l'organisation, et de travailler selon des critères objectifs afin d'atteindre une qualité de fabrication ou de service.

Quels sont les avantages pour mon entreprise?

Une stratégie de pratiques exemplaires peut aider votre entreprise à :

  • devenir plus concurrentielle
  • augmenter les ventes et développer de nouveaux marchés
  • réduire les coûts et devenir plus efficace
  • améliorer les compétences de vos effectifs
  • utiliser la technologie de façon plus efficace
  • réduire le gaspillage et améliorer la qualité
  • répondre plus rapidement aux innovations dans votre secteur

Pratiques exemplaires en matière de gestion

Les pratiques exemplaires en matière de gestion impliquent :

  • la communication d'une mission et d'une stratégie claires
  • le leadership par l’exemple
  • la fixation de cibles exigeantes mais réalistes
  • un style de gestion ouvert et axé sur la communication
  • une planification stratégique claire et judicieuse

Il existe plusieurs outils d'entreprise que vous pouvez utiliser afin d'atteindre la pratique exemplaire en matière de gestion, y compris :

  • l'analyse comparative
  • les prévisions
  • la planification financière
  • la planification stratégique
  • la surveillance du rendement

Une façon très efficace de surveiller votre entreprise est d'introduire des indicateurs de rendement clés (des IRC). Ils peuvent être utilisés afin de mesurer les progrès vers l'atteinte des objectifs de l'entreprise au travers d'une gamme d'activités et vous permettre d'identifier les domaines nécessitant de l'attention. Les IRC peuvent être utilisés pour mesurer des activités telles que le volume de ventes, le rendement, la qualité et la rotation du personnel.

Votre choix d'IRC dépendra de votre activité spécifique. Cependant, ils doivent être liés à vos objectifs d'ensemble, être clairement mesurables et fournir une indication des secteurs dans lesquels des améliorations doivent être apportées.

Des outils tels que l'analyse comparative, la planification des affaires et la surveillance du rendement vous aideront à comparer la performance de votre entreprise à celle de vos pairs et de vos concurrents, ainsi qu'aux objectifs de votre propre entreprise. Lorsque nécessaire, vous pouvez présenter de nouvelles façons de travailler afin d'améliorer la compétitivité et l'efficacité commerciale. Le fait d'avoir des informations exactes et à jour concernant le rendement de votre entreprise sera utile pour la planification future et la gestion du changement.

La communication de vos objectifs et de vos stratégies constitue une partie essentielle des pratiques exemplaires en matière de gestion. Une bonne politique en matière de communications garantira que tout le monde au sein de votre entreprise connaisse la direction prise par l'entreprise et comprenne quelle est son propre rôle dans son développement.

Pratiques exemplaires en matière de gestion des personnes

Les entreprises performantes sont celles qui attirent, développent, motivent et conservent les meilleurs éléments. Vous bénéficierez au maximum de votre personnel si vous disposez de stratégies clés pour ce faire. Elles peuvent comprendre :

  • l'implication des employés dans le développement de l'entreprise
  • la communication avec les employés
  • l'adoption de méthodes et de politiques de travail flexibles qui encouragent l'égalité et la diversité
  • la fixation de cibles et la récompense de la réussite
  • offrir aux employés des objectifs professionnels et de la formation

Les employés sont souvent en position de voir à quel endroit des améliorations peuvent être apportées aux méthodes de travail ou à quel moment les demandes du marché changent. Ainsi, le personnel de production aura connaissance des méthodes de production inefficaces et le personnel du service à la clientèle connaîtra les sources fréquentes de plaintes.

Vous pouvez utiliser ces sources de connaissances détaillées en mettant à contribution les employés dans la création de meilleures façons de travailler. Il est probable que votre personnel s'en sentira valorisé, et que vous obtiendrez également la confiance, l'engagement et l'adhésion des employés lors de la mise en œuvre de changements.

Une bonne gestion des effectifs doit s'étendre à tous les domaines de votre entreprise. Le recrutement, la formation et les objectifs professionnels du personnel, les pratiques de travail et l'environnement de travail sont tous des domaines que vous devriez constamment examiner afin d'évaluer dans quels secteurs des améliorations peuvent être apportées. Les systèmes de gestion de personnel tels que les évaluations de rendement, les cercles de qualité, les breffages en cascade, les rétroactions à 360 degrés, et les communications internes vous aideront à obtenir le meilleur de vos employés.

Amélioration de vos opérations commerciales grâce aux pratiques exemplaires

La plupart des entreprises connaissent des situations opérationnelles qui peuvent être améliorées grâce à l'introduction de méthodes de pratiques exemplaires, y compris :

  • la gestion de la qualité
  • la gestion du contrôle des stocks, de la livraison et de la chaîne d’approvisionnement
  • les achats et les commandes
  • la gestion des informations
    Vous pouvez identifier les domaines opérationnels qui tireront profit des méthodes de pratiques exemplaires au moyen de :
  • l'analyse comparative
  • l'analyse interne
  • l'examen des normes nationales et internationales appropriées

Parmi les domaines pouvant faire l'objet d'améliorations, on peut trouver l'introduction de systèmes de gestion de la qualité tels que la gestion de la qualité totale, le contrôle automatisé des stocks, la commande et la livraison juste-à-temps, et la fabrication et l’approvisionnement « allégés ».

Lorsque vous avez identifié les domaines pouvant faire l'objet d'améliorations, vous pouvez mettre en œuvre les changements. Cependant, il est important que vos employés, fournisseurs et clients restent au courant de ce que vous faites, et de vous assurer que les changements n'entraînent pas d'interruption inutile au sein de votre entreprise.

Pratiques exemplaires en matière de ventes et de commercialisation

Les bonnes stratégies en matière de ventes et de commercialisation jouent un rôle essentiel dans le succès de votre entreprise.

Les développements technologiques ont ouvert la porte à des façons totalement nouvelles de commercialiser et de vendre les produits et services. Les pratiques exemplaires impliquent maintenant l'exploitation du pouvoir d'Internet, du courriel et de la téléphonie mobile afin d'augmenter l'efficacité lorsqu'il s'agit d'offrir des produits et des services au client.

Même la plus petite entreprise peut tirer profit du fait d'avoir un site Web. Beaucoup d'organisations utilisent également les bulletins d'information électroniques (souvent connus sous le nom de magazine en ligne), les courriels ordinaires et les messageries textes (textos) pour communiquer avec leurs marchés. Les avantages de cette sorte de commercialisation sont les suivants :

  • une portée mondiale - un site Web peut être vu par des visiteurs du monde entier
  • des coûts moins élevés - un site Web peut être moins coûteux à créer et à faire fonctionner qu'un magasin traditionnel
  • une situation équitable - les petites entreprises peuvent faire concurrence aux sites Web d'entreprises beaucoup plus importantes
  • un meilleur ciblage - les courriels sont moins susceptibles d'être ouverts par quelqu'un d'autre et les listes d'inclusion garantissent que votre message soit lu par une personne souhaitant le recevoir
  • les nouveaux marchés - un site Web facilite le ciblage des clients qui étaient auparavant hors de portée

Comme c'est le cas avec toute pratique exemplaire, il est important d'effectuer correctement la mise en œuvre. Votre site Web doit faire l'objet d'une réflexion judicieuse et être mis à jour régulièrement.

Vous devez connaître la législation qui s'applique aux communications d’affaires électroniques, y compris la vente à partir de sites Web.

Encourager l'innovation

Favoriser une culture d'innovation et de créativité au sein de votre entreprise peut vous aider à conserver votre avance sur vos concurrents en garantissant que vos produits et services restent à jour et correspondent aux besoins de vos clients. Vous serez en mesure de réagir plus rapidement face aux marchés changeants, aux attentes et aux besoins des clients, et il est probable que vous verrez les changements arriver avant les autres.

Maintenir une culture d'innovation

La pratique exemplaire en matière d'innovation implique l'examen constant de vos produits, méthodes et procédures existants afin de voir quelles améliorations peuvent être apportées pour qu'ils restent à l'avant-garde.

Les entreprises innovantes possèdent souvent une direction et des chefs forts et inspirants, ainsi que des employés motivés et bien formés. Ces entreprises maintiennent une culture d'innovation en examinant constamment chaque aspect de l'organisation, et non uniquement ses produits et services, et en posant la question « de quelle façon est-ce que cela peut être mieux fait? »

L'innovation peut se présenter sous la forme de petits changements apportés à des produits ou services existants, p. ex., l'augmentation du nombre de méga pixels d'un appareil photo numérique, ou sous la forme d'un produit ou service totalement nouveau. L'innovation peut provenir de sources internes telles qu'une équipe de développement de produits ou être inspirée par des forces externes telles que des demandes de clients ou des développements au sein des technologies associées.

Utiliser les TI afin de réussir une pratique exemplaire

Il est possible de donner à votre entreprise un avantage concurrentiel distinct en faisant une bonne utilisation des TI. Les réseaux téléphoniques à haute vitesse ainsi que l'Internet vous permettent de communiquer encore plus efficacement et de distribuer des informations rapidement et avec exactitude.

L'Internet a révolutionné la façon dont les entreprises communiquent avec les clients et les fournisseurs pour se commercialiser, pour accéder aux informations et pour vendre des produits. Au sein des organisations plus importantes, les intranets et extranets (réseaux de communication internes et externes) sont utilisés pour communiquer avec les employés, les clients, les fournisseurs et d'autres intervenants.

L'accès à large bande à Internet est beaucoup plus rapide qu'un accès par ligne commutée et permet également à tout le monde au sein d'une organisation d'être en ligne tout le temps. Ceci augmente l'efficacité de l'entreprise et comme il est disponible en payant des frais fixes mensuels, il est plus facile de contrôler les coûts.

Accompagné de la réseautique sans fil et de la téléphonie mobile, l'Internet offre de nouvelles façons de déployer le personnel; le partage de bureau, le travail à distance et les « équipes virtuelles » représentent tous des initiatives possibles, permettant l'augmentation du rendement, une amélioration de la communication et des méthodes de travail plus flexibles.

Même au sein des entreprises les plus petites, des bases de données et les systèmes intégrés peuvent permettre de réaliser des économies importantes ainsi que des améliorations en matière d'efficacité.

Sécurité des TI

En plus d'améliorer l'efficacité de l'entreprise, l'utilisation plus importante des technologies telles qu'Internet, la téléphonie mobile et la réseautique sans fil augmente la survenance d'infractions à la sécurité. Donc, il est important d'adopter des pratiques exemplaires concernant la sécurité des TI. Assurez-vous que vous possédez des dispositifs de protection appropriés avec mots de passe pour accéder à l’information, des coupe-feux et des logiciels de sécurité, et que tous vos employés soient pleinement formés à leur utilisation.


Document original, Best practice, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK [maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs


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