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Trouver les conseillers appropriés pour la croissance

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Quelle que soit votre expérience et celle de vos employés, vous ne pouvez pas vous attendre à posséder toutes les compétences et toutes les connaissances dont votre entreprise a besoin, particulièrement en raison du changement des exigences au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise.

En ce qui concerne les entreprises en développement, qui font constamment face à de nouveaux problèmes et à de nouvelles opportunités, le besoin de conseils peut s'avérer encore plus important.

Ce guide présente les différentes sortes de conseillers et la façon dont ils pourraient être en mesure d'aider votre entreprise. Il explique également de quelle façon trouver les conseillers appropriés et gérer vos relations avec ces derniers.

Comprendre ce que différents conseillers peuvent faire pour vous

L'utilisation d'un conseiller peut être une obligation juridique, p. ex., si votre société doit faire l'objet d'une vérification, ou peut servir à améliorer le rendement de votre entreprise. Différentes sortes de conseillers peuvent offrir différentes compétences et différents services, et ce, de différentes façons.

Certains conseillers et consultants en entreprise offrent des conseils globaux, généraux, ainsi que du soutien. Les mentors d'entreprise offrent également un soutien global, mais davantage en agissant en tant que banc d'essai pour vos propres idées. Au contraire, un grand nombre d'autres conseillers offrent des compétences ou des services spécifiques dans leur domaine particulier d'expertise, tels que les comptables, les avocats et les consultants en marketing.

Un grand nombre de conseillers peuvent non seulement vous donner des conseils, mais ils peuvent également fournir de l'aide d'autres façons. Par exemple, votre conseiller pourrait vous former à faire quelque chose, ou simplement entreprendre une tâche et la réaliser.

Vous pouvez utiliser les conseillers pour fournir un soutien constant, p. ex., en convoquant une réunion mensuelle périodique, ou vous pourriez vouloir de l'aide dans le cadre d'un projet particulier.

À quel moment utiliser des conseillers

Les entreprises utilisent souvent les conseillers lorsque quelque chose change, p. ex., vous décidez de commencer à exporter, de mettre à niveau vos systèmes de TI ou de vendre l'entreprise. L'utilisation d'un conseiller est souvent utile lorsque vous avez une exigence temporaire en matière d'expertise. Si vous avez besoin de compétences et de soutien à plus long terme, il peut s'avérer plus rentable d'investir dans le recrutement ou dans la formation d'employés appropriés.

Un conseiller peut également offrir le type de conseils indépendants et d'idées nouvelles que des employés travaillant à temps plein dans votre entreprise peuvent avoir de la difficulté à offrir. Un grand nombre d'entreprises utilisent des mentors et des administrateurs sans mandat exécutif pour offrir ce type de soutien.

Le point de départ pour trouver les conseillers appropriés est de comprendre ce que vous essayez d'atteindre, ainsi que les types de compétences et de connaissances dont vous avez besoin pour vous aider.

Décidez de ce dont vous avez besoin de la part d'un conseiller

Dans certains cas, vous avez l'obligation légale d'utiliser un conseiller, p. ex., si les comptes de votre société doivent être vérifiés. À l'exception de cela, la décision d'introduire un conseiller débute habituellement lorsque se présente un problème ou une opportunité et que vous estimez que votre équipe existante ne sera pas en mesure de s'en occuper sans soutien. Par exemple, vos employés pourraient ne pas détenir les compétences nécessaires, ou être trop occupés par d'autres engagements.

Il est important d'impliquer des employés clés lorsque vient le temps de décider de ce dont vous avez besoin de la part d'un conseiller. Non seulement leur compréhension des facteurs devant être pris en compte (tels que des contraintes et des systèmes existants) est nécessaire, mais il est également probable que leur collaboration soit vitale à la réussite du nouveau projet.

Vous devez clairement définir ce que vous essayez de réussir, et utiliser cela pour définir des objectifs qui soient SMART (stratégiques, mesurables, atteignables, réalistes, limités dans le temps). Vous devez également créer un budget, en tenant compte de l'ampleur du problème ou de l'opportunité ainsi que le niveau de vos ressources financières.

Vous pouvez utiliser cela pour préparer un résumé afin de recruter et gérer le conseiller approprié. Il doit comprendre :

  • une description de votre organisation - son objet et ses valeurs, ce qu'elle fait, sa taille et sa structure
  • ce que vous essayez d'atteindre et la raison pour laquelle vous avez besoin d'aide
  • les compétences et l'expérience que vous recherchez
  • les objectifs particuliers que vous espérez voir atteints par le conseiller et les calendriers s'y rapportant

Vous pouvez choisir d'inclure une esquisse budgétaire dans le résumé, expliquant ce que vous êtes prêt à payer et en demandant ce qui peut être réalisé dans les limites du budget. Ou vous pourriez demander à des conseillers éventuels de vous indiquer l'approche qu'ils recommanderaient et son coût.

Trouvez le conseiller approprié

Un grand nombre d'entreprises trouvent des conseillers par l'intermédiaire de recommandations personnelles provenant de relations d'affaires, de conseillers existants et d'amis. Les spécialistes des services-conseils d'Info entrepreneurs pourraient répondre à vos besoins. Parmi d'autres sources utiles en matière de conseil, on peut trouver vos chambres de commerce locales et votre association professionnelle. Vous pouvez également approcher l'organisme professionnel approprié pour demander les noms des membres de votre région qui offrent les services que vous voulez.

Quel que soit le chemin que vous preniez, il est essentiel de vérifier que le conseiller correspond à votre situation particulière. Idéalement, vous voulez un conseiller qui :

  • comprend votre industrie
  • a travaillé avec des entreprises de votre taille
  • a l'expérience de tout problème particulier dont vous voulez vous occuper
  • détient toute qualification nécessaire
  • est membre d'un organisme professionnel approprié ou d'une association

Lorsque vous aurez recueilli des informations concernant des conseillers éventuels, vous pourrez rédiger une présélection en vous basant sur ces critères. Vous devez leur envoyer à tous une copie du résumé - voir la page de ce guide traitant de la façon de décider de ce dont vous avez besoin de la part d'un conseiller. Vous pouvez ensuite convoquer les candidats à une première réunion.

Parmi les questions à poser à votre conseiller, on peut trouver :

  • Sur quels projets similaires avez-vous travaillé (et pouvez-vous fournir des références aux fins de vérification)?
  • De quelle façon recommanderiez-vous d'approcher ce projet?
  • Qui réaliserait le travail - quels employés de votre entreprise (et auriez-vous recours à la sous-traitance pour une quelconque partie du travail)?
  • De quelle façon seraient calculés vos frais et quel serait le coût global auquel vous vous attendez?

Vous devez également essayer d'évaluer leur personnalité et si vous pensez qu'ils s'entendraient bien avec vous et les autres employés qui travailleraient avec eux.

Rédigez une entente avec votre conseiller

Dans le cadre du choix d'un conseiller, vous devez avoir préparé un résumé, voir la page de ce guide traitant de la façon de décider de ce dont vous avez besoin de la part d'un conseiller. Mais cela vaut la peine d'en discuter avec le conseiller pour voir si cela doit être modifié. Un conseiller ayant de l'expérience pourrait être en mesure de suggérer une meilleure approche ou mettre le doigt sur un élément que vous auriez négligé.

Tout devrait être convenu dans le cadre d'un contrat écrit. Votre contrat doit comprendre :

  • les objectifs et les produits livrables spécifiques, c.-à-d. ce que vous espérez que le conseiller va produire ainsi que les calendriers globaux
  • toute étape jalon et date butoir intermédiaire
  • de quelle façon la relation entre vous s'établira (voir la page de ce guide traitant de la façon de gérer la relation avec votre conseiller)
  • une entente de confidentialité
  • qui sera propriétaire de tout droit de propriété intellectuelle créé au cours du projet
  • les arrangements en matière de frais et de paiement
  • de quelle façon l'une des parties peut résilier le contrat

Les conseillers facturent habituellement selon un taux déterminé (telle qu'une provision) ou selon un tarif journalier. Votre contrat doit clairement indiquer les autres dépenses que vous serez obligé de payer, p. ex., les dépenses de déplacement du conseiller.

Vous devez essayer d'intégrer de la flexibilité dans le contrat - il n'est pas inhabituel de découvrir que vos besoins changent au fur et à mesure que le projet avance.

Il est également préférable de convenir d'une sorte d'accès au conseiller lorsque le projet sera terminé - être en mesure de poser rapidement des questions de suivi peut s'avérer de très grande valeur.

Au besoin, et particulièrement pour les contrats plus importants, vous devez obtenir des conseils juridiques.

Gérez la relation avec votre conseiller

Un plan de travail clair, contenant des étapes jalons intermédiaires mesurables, facilite beaucoup la vérification du fonctionnement de votre relation et la vérification que le projet suit son cours. Votre contrat avec le conseiller doit également comprendre la flexibilité de traiter tout changement de vos exigences pouvant surgir dans le cadre de l'avancement du projet.

Il est important de réaliser que les relations sont réciproques et que vous avez un rôle majeur à jouer dans sa réussite. Par exemple, vous pourriez devoir vous assurer que les employés et autres ressources soient disponibles, ou prennent la responsabilité de réaliser des tâches particulières. Ainsi, votre plan doit comprendre la garantie que vous pouvez tenir vos engagements.

Une communication ouverte et honnête est vitale. Vous devez être en mesure de communiquer l'un avec l'autre au besoin, et de tenir des réunions d'examen afin de discuter de l'avancement. Il est préférable que vous, ou une autre personne, assumiez la responsabilité globale de la relation, mais vous devrez également prendre en compte le retour d'information provenant d'autres employés clés.

En cas de problème dans le cadre de la relation, plus tôt vous pouvez les traiter, moins ils sont susceptibles d'entraîner des dommages. Voir la page de ce guide traitant de la façon d'identifier et de gérer les problèmes avec votre conseiller.

À la fin de tout projet, vous devez prendre le temps de revoir la façon dont cela a fonctionné et ce que vous pouvez apprendre pour l'avenir.

Identifiez et gérez les problèmes avec votre conseiller

Soyez attentif aux signes de danger suggérant que quelque chose ne va pas. Par exemple :

  • Est-ce que le conseiller essaie de vous lier par un contrat rigide?
  • Est-ce que le conseiller est réticent à s'engager au sujet de cibles et dates butoir particulières?
  • Est-ce que le conseil que vous recevez reflète votre propre situation et vos propres priorités?
  • Recevez-vous des conseils que vous pouvez utiliser et qui mènent à des avantages commerciaux?
  • Est-ce que la relation offre ce à quoi vous vous attendez et les dates butoir sont-elles respectées?
  • Élaborez-vous une relation de confiance - est-ce que le conseiller vous informe lorsque vous faites une erreur?
  • Avancez-vous vers vos objectifs globaux, ou tout vous semble-t-il nécessiter encore davantage de conseils?
  • Est-ce que vous obtenez une réponse à vos appels et est-ce que le conseiller se présente en temps voulu aux réunions?
  • Êtes-vous impatient d'assister aux réunions avec le conseiller?

Vous devez prendre une mesure dès que vous identifiez un problème éventuel et avant qu'il ne s'intensifie.

Commencez en essayant d'identifier la cause sous-jacente. Par exemple, vous pourriez avoir mal breffé le conseiller, ou vous et le conseiller pourriez avoir des attentes différentes concernant la façon dont la relation devrait fonctionner. Demandez au conseiller s'il y a quoi que ce soit qui lui donne des difficultés - un manque de collaboration de la part des employés, ou une pression provenant d'autres clients voulant faire passer leurs priorités d'affaires avant les vôtres.

Si possible, vous devez conclure une entente claire concernant la façon de remédier au problème. Si vous n'y parvenez pas entre vous, il est possible que le conseiller appartienne à un organisme professionnel offrant un processus de règlement des différents.

Si des problèmes graves ne peuvent être résolus, il est possible que vous n'ayez d'autre choix que de mettre un terme à la relation.

Cessation de votre relation avec un conseiller

L'achèvement fructueux du projet pourrait apporter une fin naturelle à votre relation avec un conseiller. Mais cela représente également une bonne occasion de revoir vos objectifs d'affaires et d'envisager les conseils dont vous auriez maintenant besoin. Un conseiller qui a déjà travaillé avec vous et qui comprend votre entreprise peut représenter un actif de valeur.

Mais vous ne devez pas non plus faire appel au même conseiller, sans égard aux changements survenus dans votre situation. Cela veut la peine de réfléchir à nouveau à ce que vous recherchez et si votre conseiller existant représente le meilleur choix. Voir la page de ce guide traitant de la façon de décider ce dont vous avez besoin de la part d'un conseiller.

Si vous avez recours à un conseiller de façon régulière, vous devez tout de même disposer d'une forme de processus en matière d'évaluation et de cibles pour vous aider à surveiller la façon dont la relation fonctionne. Par exemple, vous pourriez être en mesure de fixer des étapes étalons générales en matière de rendement pour votre entreprise, et d'examiner périodiquement l'avancement par rapport à ces dernières.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est possible que vous ayez à recruter ou à former des employés pour remplacer un conseiller. Par exemple, vous pourriez vouloir augmenter le niveau d'expertise interne en matière de TI, car vos systèmes deviennent de plus en plus complexes, ou recruter un directeur du personnel en raison de l'augmentation des employés.

Ou vous pourriez devoir mettre un terme à une relation si les choses ne fonctionnent pas comme elles le devraient.

Dans tous les cas, votre contrat d'origine doit indiquer de quelle façon la relation peut être rompue. Voir la page de ce guide traitant de la façon de rédiger un contrat avec votre conseiller.


Document original, Get the right advisors for growth, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK [maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs


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